在企业内部和对外交流过程中，电子邮件无疑是最常用的工具之一，可以在任何时间任何地点进行邮件收发的特性，彻底解决了信息传递的时空限制，邮箱也因此成为企业对外的重要标识。目前，企业在构建邮件系统过程中，除自建邮件服务器外，同时可以选择由第三方提供的免费邮箱，很多企业在建设初期为了解决成本，往往会选择后者，但“免费的午餐”真的那么好吃吗？
作为信息交流的重要承载平台，企业邮箱对协调工作进度、促进办公效率有着非常积极的作用，但往往也会因此涉及一些较机密的文件和数据；此外，企业邮箱还扮演着企业对外形象象征的角色。这就要求企业邮箱系统具有高安全性、稳定性、响应速度以及与网站相统一的企业域名等特性。
免费邮箱：
目前可供企业选择的免费邮箱主要有两种，一种就是我们通常用的个人邮箱，另一种则是邮件服务商专门为企业用户所提供的简版企业邮箱。
个人邮箱——在比较大的网站上注册一下就会得到一个免费邮箱，这样的邮箱优点是成本低，但也仅此而已。缺点是没有企业形象，如果用这样的邮箱给客户发送邮件，不仅会让人觉得公私不分，同时也会对企业的实力产生怀疑；使用个人邮箱同时不利于企业对信息进行综合管理，一旦发生人员调动或员工更改密码，很可能会造成关键信息丢失；此外，经常登录自己邮箱的用户会发现，经常收到一些莫名其妙的邮件，私人用还好，一旦用作工作，将会非常分散精力。
简版企业邮箱——具备了简单的企业邮箱特性：可以进行域名绑定，避免了因地址不专业而造成的企业形象和信任度受损；企业可以申请一定的邮箱容量，设置子帐号，共享企业成员地址本，设置分级管理员等，基本能够满足员工日常需求。不过，简版企业邮箱在量级和功能上对企业进行了诸多限制，包括邮箱总容量、子帐号数量、邮件快速检索、专业服务等，用户需要使用和扩容的话，只能转为“收费版”。此外，针对垃圾邮件，虽然有服务商提供反病毒，反垃圾邮件系统，但效果依然微乎其微，要知道这是非常大的一个利润源。
自建邮箱：
与免费相比，自建邮箱显然更适合企业用户。通过根据企业自身需求定制邮件服务器，带宽以及反病毒、反垃圾邮件系统等管理软件，自建邮箱不仅更具安全和稳定性，同时可以根据企业需求进行灵活管理，进而所带来的好处也是显而易见的。
1、提升企业形象
自建邮箱是以企业网站域名作为后缀的电子邮件地址，即“name@企业域名”的形式，具有非常强的企业性质，有利于企业树立形象，增加客户信任度。
2、管理方便，可控性强
相比免费，企业自建邮箱可以根据需求自行设置存储空间，以及子帐号数量和级别设定，可自由命名，分配容量，自行群发，分组，修改密码，设定功能限制等。同时可以在人员调动时，随时将账号回收，重新分配，在一定程度上避免泄露企业机密。
3、高稳定性
与使用第三方企业邮局不同，自建邮箱可以根据企业需求（容量、速度）自行定制邮件服务器和带宽设定，来确保企业邮箱的稳定性和高效性。以目前中小企业用户所选择最多的戴尔服务器为例，高性价比的特性不仅能够为企业用户节省更多成本，同时无论是产品品质还是能够快速响应的售后服务都能够为企业用户带来更加可靠的保障。
4、高安全性
企业自建邮箱不仅反病毒，反垃圾邮件能力要强于普通邮箱，同时具有邮件监控及备份功能，企业用户可以方便地对工作邮件备份，监控管理，防止邮件意外丢失并可留存备查。
5、增强内部信息沟通和协同办公能力
利用企业邮箱的群组等功能，提高工作效率，增进内部沟通和协同办公能力。
目前，企业实现自建邮箱主要有两种途径，一种是完全交由企业内部IT人员来完成，这样的好处是能够节省更多成本，不过需要有比较专业的技术团队支持，同时对市场比较了解；另一种则是交由第三方服务公司来进行方案设计，包括后续维护，这样做的好处就是省心省力，企业可以将更多精力投入到核心业务中，不过挑选服务商过程中需要花费一番功夫。
综合来看，个人邮箱的随意性完全无法满足企业用户的需求，而免费企业邮箱则适用于资金和人手有限的初创企业，更确切说是适用于短期过度；而自建邮箱，两种方案需要企业量需而定，一般而言，大型企业或有技术实力的企业，更多会选择完全自建。
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